Courriel : les listes de diffusion étudiantes

vendredi 14 décembre 2007
par  G a.k.a Gérard Milhaud
popularité : 35%

Comment fonctionnent ces listes ? Qui peut y poster ? Quelle est la taille max. des documents attachés ? Tout ça est clairement défini depuis que ces listes sont des "vraies" listes de diffusion, hébergées par le serveur SYMPA de l’université. Voici ce qu’il faut savoir.

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Version extra-courte pour les businessmen pressés

Les liens dans ce résumé renvoient aux explications plus détaillées de ce même article.

- Depuis la rentrée 2007, nos aliases mail ne pointent plus sur des listes en extension d’adresses courriel personnelles, mais sur les listes de diffusion créées automatiquement à partir des codes étapes Apogée sur le serveur de listes de diffusion de l’Université.
- Les anciens aliases que vous connaissez (eleves.dpt.X@esil.univmed.fr, ou promoXXXX.dpt@esil.univmed.fr) sont encore valides mais ils pointent vers les listes de diffusion université associées aux étudiants de l’UFR ESIL. À noter néanmoins qu’à moyen terme, les aliases promoXXXX.dpt@esil.univmed.fr disparaîtront au profit des seuls eleves.dpt.X@esil.univmed.fr.
- La politique de postage (i.e. qui peut poster, quelles tailles de pièces jointes, etc.) sur ces listes est désormais clairement définie.
- En particulier, la taille maximum des pièces jointes lors de l’envoi à une liste est de 1 Mo. Elle est par contre de 10 Mo lors d’un envoi individuel.
- Nous proposons une procédure pour faire passer aux étudiants associés à une liste des documents de plus de 1 Mo.
- Pour chaque ancienne promo d’ingénieur, pour chaque département, une liste de type promoAAAA.dpt@listes.esil.univmed.fr sera créée sur un serveur de liste géré par la FIRME.
- On peut accéder à l’interface du serveur de liste via l’ENT.
- Rappel : tous les aliases en @esil.univmed.fr sont consultables en permanence.

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Définitions : adresse électronique (ou adresse courriel) personnelle, alias mail et listes de diffusion

Le seul point commun entre les 3 concepts : ils sont désignés par un identifiant répondant à la syntaxe suivante [1] :

L’identifiant dans son ensemble est insensible à la casse (i.e. majuscules et minuscules peuvent être indifféremment utilisées) lors de son utilisation.

Le nom de domaine sert à identifier le serveur (serveur SMTP pour Simple Mail Transfert Protocol, serveur aussi appelé MTA pour Mail Transfer Agent) vers lequel les courriels doivent être acheminés. Exemples de noms de domaines : univmed.fr, free.fr, gmail.com, etc.

Le nom de l’adresse, quant à lui, va permettre au serveur de décider dans quelle(s) boîte(s) aux lettres électronique(s) il va déposer le message. Exemple de nom d’adresses : etudiants.esil, joe2354, Brad.Pitt, une-tres-longue-chaine-de-caracteres, etc.

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L’adresse courriel personnelle, ou le compte e-mail, est le concept qui vous est le plus familier. Une telle adresse est associée à une seule boîte aux lettres électronique (i.e. un espace disque de stockage) et correspond (en général) à une seule personne physique. L’envoi d’un courriel à cette adresse provoque le stockage dudit courriel dans la boîte. Lors de l’ouverture de l’adresse, la personne physique associée reçoit un nom d’utilisateur (ou login) et un mot de passe qui lui permettront d’accéder à la boîte via un client de messagerie électronique ou courrielleur (MUA, pour Mail User Agent dans la littérature). Ce courriel leur peut être un logiciel installé sur un ordinateur (Thunderbird, Outlook Express, kmail, Evolution, Eudora, Pine, mutt, etc.) ou disponible au travers d’un page web (IMP/Horde qui est le courrielleur de notre ENT, SquirrelMail, l’incontournable et invasif Gmail, etc.). Dans ce dernier cas, on parle de webmel (webmail en anglais).

L’accès à la boîte aux lettres est possible via 2 protocoles réseaux : POP (Post Office Protocol) ou sa version sécurisés POPS (POP over SSL), et IMAP (Internet Message Access Protocol) ou IMAPS (IMAP over SSL) dans sa version sécurisée. POP, qui exige (par défaut) un rapatriement complet des messages sur le poste depuis lequel on consulte sa boîte, est en forte perte de vitesse pour des raisons de nomadisme de plus en plus développé : on veut pouvoir lire ses courriels de n’importe où, via n’importe quel client et non pas les avoir pour partie sur le PC fixe du bureau, le portable et le PC de la maison... IMAP laisse par défaut les messages sur le serveur, permettant d’avoir accès à l’ensemble de ses courriels depuis tout client (web ou non), n’importe quand, n’importe où. De plus, il sait ne télécharger que les entêtes des courriels et non les courriels entiers, une fonctionnalité appréciable pour les connexions à faible débit (GPRS par exemple). On choisit ensuite, en fonction des entêtes, les courriels que l’on souhaite télécharger entièrement.

L’ESIL ne gère plus d’adresses courriel personnelles depuis la Grande Migration de Décembre 2006. Les adresses personnelles des étudiants (Prenom.Nom@etumel.univmed.fr) et des personnels (Prenom.Nom@univmed.fr) sont gérées sur les serveurs de l’Université.
L’ESIL ne gère plus que des aliases mail...

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Un alias mail est défini sur le serveur gérant le courriel pour le domaine par l’administrateur de ce serveur. Il s’agit d’un relais, d’un nom alternatif, qui va pointer vers une ou plusieurs adresses courriel personnelles ou vers d’autres aliases. Quand un courriel est adressé à l’alias, le serveur va rediriger ce courriel vers toutes les adresses vers lesquelles pointe l’alias. L’alias peut donc servir à donner un nom alternatif à une adresse personnelle, ou à envoyer d’un coup à un ensemble d’adresses.

Quelques exemples, selon la syntaxe suivante :

Exemples de type nom alternatif :

Exemples de type regroupement d’adresses, avec adresses cibles qui sont aussi bien d’autres aliases que des adresses personnelles :

Les alias mail de l’ESIL ont tous pour suffixe @esil.univmed.fr et sont gérés par la firme. Il n’y a plus d’adresse courriel personnelles gérés par la firme. Tous les alias renvoient vers des adresses @univmed.fr ou @etumel.univmed.fr [2].

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La liste de diffusion est un concept proche de l’alias, en ce sens qu’elle regroupe sous une seule adresse un ensemble d’adresses personnelles cibles. La différence tient aux possibilités, beaucoup plus riche, qu’elle fournit à l’administrateur de liste et éventuellement aux abonnés de la liste, i.e. les personnes associées aux adresses cibles. Une liste de diffusion est gérée par un logiciel particulier appelé serveur de listes de diffusions [3]. C’est lui qui va assurer la redirections des courriels vers les adresses cibles. Mais il permet beaucoup plus. Lorsque l’administrateur du serveur de liste crée une liste, il peut :
- choisir qui peut poster dans la liste : uniquement les membres, tout le monde, personne sauf l’administrateur, les membres d’une liste spéciale, etc. C’est très souple.
- définir les membres de la liste non pas en extension, mais par rapport à une source de données externes : requête LDAP, SQL, etc. On aura donc une liste de membres qui évoluera dynamiquement en fonction du contenu d’un annuaire, d’une base de données, etc.
- donner aux membres la possibilité de se désabonner, de recevoir les messages adressés à la liste au fil de l’eau ou en digest hebdomadaire, etc. ;
- décider d’archiver les messages de la liste et de les rendre ou non consultable par les membres ;
- limiter la taille des messages et des pièces jointes ;
- etc.

On différencie parfois la liste de diffusion (une liste configurée de façon à ce que peu de gens diffusent de l’information à beaucoup d’autres ; les membres ne peuvent pas tous poster) et la liste de discussion (une liste configurée pour que les membres discutent entre eux ; ils peuvent tous poster).

Si vous avez suivi, vous aurez compris qu’un alias mail peut pointer sur une liste de diffusion, par exemple dans le but de pouvoir utiliser une autre adresse pour la liste. C’est le cas des alias de promo de type eleves.info.1@esil.univmed.fr ou promo2010.internet@esil.univmed.fr qui pointent vers les listes de diffusion correspondantes sur le serveur de listes étudiantes de l’université...

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Le serveur de liste de diffusion étudiantes de l’université : comment et à partir de quoi sont créées les listes ? Quelles sont les conventions de nommage ?

Il s’agit du serveur http://etulistes.univmed.fr. Il gère toutes les listes étudiantes de l’université, qui sont générées automatiquement à partir de l’annuaire LDAP central. Cet annuaire, en ce qui concerne les étudiants, est nourri par le logiciel Apogée (de l’AMUE), outil employé par les scolarités pour gérer les inscriptions et les cursus étudiants. Parmi les informations tirées d’Apogée qui figurent dans l’annuaire, 2 nous intéressent particulièrement : le code diplôme (qui identifie le diplôme d’inscription) et le code étape (qui identifie l’année dans le diplôme). Par exemple JIIN est le code diplôme des ingénieurs en informatique ESIL, et JIIN3 le code étape de la 3ème année de ce diplôme.

Sur le serveur http://etulistes.univmed.fr sont créées automatiquement autant de listes que de codes étapes Apogée. Le nom de chaque liste est celui du code étape correspondant suivi du suffixe @etulistes.univmed.fr. Les abonnés de la liste sont les étudiants inscrits dans ce code étape.

Par exemple, la liste des étudiants de 2ème année du département biotech de l’ESIL est jigb2@etulistes.uinvmed.fr.

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Quelles sont les listes de diffusion étudiantes disponibles à l’ESIL ?

En vertu de ce qui vient d’être dit, il y en a autant que de codes étapes dans les diplômes ESIL. Ce qui donne les listes suivantes (j’omets le suffixe @etulistes.univmed.fr) :
- ingénieur informatique : jiin1, jiin2, jiin3
- ingénieur biomédical : jibm1, jibm2, jibm3
- ingénieur biotechnologie : jigb1, jigb2, jigb3
- ingénieur matériaux : jima1, jima2, jima3
- ingénieur internet : jirm1, jirm2, jirm3 (rm pour Réseaux et Multimédia)
- licence pro MIAA : jpiaa
- Master Pro BBSG : j5pbip
- Master Recherche SIS : j5rsis

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Quels liens entre les alias de type eleves.info.2@esil.univmed.fr, ou promo2009.materiaux@esil.univmed.fr et les listes de diffusions de type jiin2@etulistes.univmed.fr ???

Depuis la rentrée 2007, la FIRME ne gère plus ses alias de promos étudiantes (eleves.dpt.X@esil.univmed.fr ou promoAAAA.dpt@esil.univmed.fr) en les faisant pointer vers la liste en extension des adresses personnelles des étudiants concernés.

Nous nous reposons désormais sur les listes automatiques créées sur le serveur de listes étudiantes. Ainsi, par exemple, eleves.materiaux.2@esil.univmed.fr pointe sur jima2@etulistes.univmed.fr. Idem pour tous les autres codes étapes Apogée.

Pourquoi avoir abandonné la liste en extension ?
- parce que la liste automatique est un reflet exact dynamique du contenu de la formation ;
- parce que la liste automatique est plus à jour que des données maintenues à la main à partir de fichier Excel ;
- parce que la maintenance est moindre.

Pourquoi avoir gardé les alias eleves.dpt... et promoXXXX.dpt... ?
- pour une amélioration de la lisibilité (eleves.info.2 nous semblait plus immédiatement compréhensible par un humain que jiin2...) ;
- pour une continuité de l’existant, afin de ne pas perturber vos habitudes d’esiliens ;
- pour pouvoir, si jamais la liste automatique n’était pas complète (par exemple un problème d’inscription administrative en début d’année, pour des étudiants qui ne seraient pas de l’université pour les diplômes co-habilités par exemple...), adjoindre à l’alias, en plus de la liste, quelques adresses externes...
- néanmoins, les alias promoXXXX.dpt... vont être supprimés au profit des seuls alias eleves.dpt.X, qui sont, eux, toujours à jour sans intervention manuelle en début d’année.

Quels sont les inconvénients du nouveau système ?
- pas d’inscription pédagogique = pas d’apparition dans la liste... C’est vrai, mais depuis Grande Migration de Décembre 2006, pas d’inscription pédagogique = pas de compte e-mail non plus. Ça relativise l’inconvénient...
- nouvelle politique de postage : elle est à mon sens plus cohérente et rationnelle que l’ancienne.

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Politique de postage des listes de diffusion étudiantes : qui peut poster, quelles taille de message, possibilité d’abonnement, etc. ?

La politique de postage a été aménagée suite à mes demandes pour que l’utilisation des listes ne bouleverse pas nos anciennes habitudes esiliennes. En particulier, ces listes étaient vues à l’origine lors de la création du serveur de liste comme des liste de diffusion pour passer des infos aux étudiants qui n’avaient pas la possibilité de poster. À l’ESIL, elles ont été transformées en listes de discussion où tous les esiliens peuvent poster.

En résumé, la politique de postage en place sur les listes étudiantes ESIL :
- on peut poster sans contrainte depuis son compte mail université (personnel ou étudiant) si on appartient à l’UFR ESIL ;
- les adresses courriel figurant dans une certaine base de données gérée par la FIRME peuvent poster (service réservé aux enseignants qui utilisent exclusivement une adresse externe à l’université, par exemple les enseignants vacataires), mais avec demande de confirmation par courriel pour éviter les éventuelles usurpations d’adresse ;
- Toute adresse n’entrant pas dans les deux catégories précédentes ne peut pas poster ;
- les pièces jointes ne peuvent excéder la taille d’1 Mo : c’est tout à fait logique dans le cadre d’un envoi en nombre. Pour les envois individuels, la taille est en revanche de 10 Mo. La procédure pour faire passer un document de plus d’1 Mo aux étudiants d’une liste est détaillée plus bas dans ce document ;
- on ne peut se désabonner des listes de diffusion étudiantes : c’est normal, c’est l’outil de l’administration pour pouvoir joindre les étudiants...

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Procédure pour faire passer des documents de plus d’1 Mo aux promos d’étudiants

On l’a vu au dessus, on ne peut pas directement attacher à son courriel destiné à une liste étudiantes (i.e. n’importe quelle promo de n’importe quelle diplôme ESIL) une pièce jointe de plus d’1 Mo.

Heureusement à l’ESIL, vous disposez d’informaticiens dévoués qui ont mis en place tout l’environnement nécessaire pour que vous puissiez malgré tout faire passer les documents que vous souhaitez aux étudiants...

Voici la méthode. Vous avez, dans votre compte ESIL, un répertoire public_html. Créez à l’intérieur un répertoire nommé comme il vous plaît, par exemple docs et copiez-y le document, soit par exemple docu.pdf, à fournir aux étudiants.

Il ne vous reste plus qu’à indiquer simplement, dans votre courriel adressé à la liste voulue, l’URL du document, à savoir http://prenom.nom.perso.esil.univmed.fr/docs/docu.pdf.

Notez qu’à moins de connaître l’URL, on ne peut savoir que le document est disponible en ligne, puisqu’aucun lien web n’y fait référence...

Méthode (légèrement) alternative avec utilisation du répertoire public_html/pub

Vous avez, dans votre compte ESIL, un répertoire préconfiguré pub situé dans votre répertoire public_html. Posez le document, soit par exemple docu.pdf, à fournir aux étudiants dans le répertoire pub et indiquez simplement, dans votre courriel adressé à la liste voulue, le nom du document en indiquant qu’il est disponible dans votre répertoire pub, à l’URL http://prenom.nom.perso.esil.univmed.fr/pub.

Ce répertoire est particulier : en effet, lorsqu’on y accède via le web, le comportement par défaut du serveur va être modifié... Normalement, lorsque le serveur reçoit une requête d’accès à un répertoire, il va y chercher un fichier index.html ou index.php afin de l’interpréter et l’afficher s’il existe. Si ce fichier n’est pas présent, l’accès au répertoire sera interdit...

Mais dans le cas du répertoire pub, en revanche, le serveur va, quel que soit le contenu du répertoire, répondre à la requête d’accès en affichant un listing de tous les fichiers et répertoires du répertoire sous forme de liens téléchargeables (explorables par clic dans le cas des répertoires) sans que vous n’ayez une quelconque manipulation HTML à faire [4]

Ce répertoire peut donc vous servir de dépôt public de documents web sans que vous n’ayez rien à connaître du HTML ou du PHP...

À noter que par rapport à la méthode précédente, les documents sont ici tous visibles depuis le web, pour peu qu’on connaisse l’existence de votre répertoire pub. Choisissez donc l’une ou l’autre selon le degré de confidentialité du document...

Si d’aventure vous n’aviez pas (effacement volontaire ou non) de répertoire pub, demandez-nous de vous l’ajouter en créant un ticket à http://sos-info.esil.univmed.fr.

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Quid des anciennes promos ? Comment pourra-t-on les joindre avec ce nouveau système ???

Quand les étudiants ont obtenu leur diplôme, ils sortent d’Apogée, donc de l’annuaire LDAP, dont perdent leur mail @etumel.univmed.fr, donc ne sont plus joignables par des listes de diffusion université...

Pour régler ce problème, nous utilisons un serveur de listes dédié à l’ESIL et géré par la FIRME, qui administre le domaine indépendant @listes.esil.univmed.fr.

Pour chaque filière d’ingénieurs, nous créerons sur ce serveur, pour chaque promo sortante, la liste :
- promoAAAA.fil@listes.esil.univmed.fr
avec AAAA l’année en 4 chiffres, par exemple promo2007.biotech@listes.esil.univmed.fr.

Les diplomés seront abonnés à ces listes avec l’adresse extérieure qu’ils auront fournie à l’ESIL avant leur départ. Ceux qui n’auront pas fourni d’adresse ne figureront pas dans la liste.

Les abonnés auront le droit de poster dans ces listes (évidemment seulement depuis l’adresse avec laquelle ils ont été abonnés), ainsi que les responsables de la communication ESIL. Tout autre envoi sera modéré. Les modérateurs sont les responsables de la communication ESIL et la FIRME.

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Le problème de la mise à jour automatique des listes à la rentrée...

Si vous avez suivi, vous devriez vous poser la question suivante : pour la liste de diffusion vers laquelle pointe l’alias eleves.dpt.2@esil.univmed.fr par exemple, quelle est la date, à la rentrée, à laquelle la liste qui contenait jusque-là les étudiants de deuxième année qui rentrent maintenant en troisième année, va basculer vers les nouveaux étudiants de deuxième année, qui viennent de finir leur première année ?

Bonne question.

Réponse rapide : à la fin des inscriptions administratives des étudiants, i.e. cette année 2007 pour l’ESIL le 21 Septembre.

Réponse plus détaillée : l’algorithme utilisé, mis au point conjointement avec mon collègue en charge du serveur de listes est le suivant :
- entre le 1er septembre et le 30 Octobre (période de 98% des inscriptions), pour chaque année de chaque formation, un programme compte le nombre N1 d’étudiants correspondant à ce code étape pour l’année écoulée et le nombre N2 correspondant à ce code étape pour l’année à venir. Par exemple, pour eleves.info.2@esil.univmed.fr (qui pointe vers jiin2@etulistes.univmed.fr), à la rentrée 2007, N1 = nombre d’étudiants qui viennent de finir leur 2ème année (i.e. inscrits en deuxième année en 2006), N2 = nombre d’étudiants qui arrivent en 2ème année (i.e. inscrits en deuxième année en 2007).
- tant que (N2 < 0,75*N1 et date <= 30 Octobre), la liste comporte à la fois les anciens étudiants et les nouveaux. Dès que (N2 >= 0,75*N1 ou date > 30 Octobre), la liste ne comporte plus que les nouveaux étudiants. Le coefficient 0,75 sert à opérer la bascule au plus vite même si la nouvelle promo est jusqu’à 25% plus petite.
- En pratique, ça va très vite puisque les (ré)inscriptions d’une promo se font en général en une 1/2 journée. Donc, dès la fin des inscriptions administratives, i.e. cette année le 21 Septembre 2007, les listes sont à jour.

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Accès au serveur de listes et aux services associés via l’ENT

On peut accéder au serveur de listes de diffusion de deux manières :

- de façon intégrée via l’ENT, onglet Mon bureau, sous-onglet Listes étudiantes. Vous verrez alors un ensemble de listes en fonction de votre profil (appartenance à une UFR, étudiant ou enseignant, etc).En cliquant sur le nom d’une liste, vous verrez sa description, et, selon vos droits, vous pourrez poster en utilisant le bouton poster en bas à gauche ;
- directement sur le serveur http://etulistes.univmed.fr, cliquer login université en haut à gauche. Vous obtenez alors exactement la même interface que via l’ENT.

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Pour rappel : comment puis-je savoir quels sont tous les aliases en @esil.univmed.fr existant ?

Ils sont consultables en intranet ESIL seulement (pour cause de risque évident de SPAM) à http://la.firme.perso.esil.univmed..... Notons que cette page est toujours à jour, puisque générée chaque nuit à partir du vrai fichier de définition des aliases sur le serveur de mail.


[1La syntaxe exacte est définie par la RFC3696 et son errata, mais peu de serveurs supportent en fait l’ensemble des possibilités... Le plus sûr, pour le nom du compte, est de se cantonner aux caractères [a-zA-Z0-9-_.]

[2Dans quelques rares cas, il y a renvoi vers des adresses externes : enseignants vacataires très ponctuels, etc.

[3Quelques logiciels serveurs de listes de diffusion parmi les plus connus : SYMPA (libre) qui est celui utilisé dans notre ENT, Mailman (libre), Majordomo (propriétaire)

[4Cette magie noire provient en fait d’un fichier particulier présent dans pub appelé .htaccess. Les fichiers .htaccess peuvent contenir des directives à l’intention du serveur web (de type Apache seulement) afin de modifier localement son comportement. Dans notre cas précis, il contient seulement les deux mots Options Indexes. Notez qu’il vous suffit de le copier dans l’un quelconque de vos répertoires de votre public_html pour donner à ce répertoire et à ses fils le même comportement que pub.


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